La présente Politique de confidentialité est disponible en plusieurs langues afin d’en faciliter la consultation. En cas de divergence ou d’incohérence entre les différentes versions linguistiques, la version anglaise prévaut.
1. Introduction
OPTIMA Smart Procurement Sàrl s’engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière responsable, transparente et sécurisée.
La présente Politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et communiquées lorsque vous consultez https://optimaspend.com/, nous contactez, transmettez des informations par l’intermédiaire de nos formulaires ou utilisez les services et fonctionnalités disponibles sur le site web.
Les données personnelles sont traitées principalement conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD/DSG) et à ses dispositions d’application. Lorsque cela est applicable, leur traitement peut également être soumis au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) ainsi qu’à toute autre législation applicable en matière de protection des données.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles effectué par l’intermédiaire de ce site web est :
OPTIMA Smart Procurement Sàrl
Coralie Díaz Lüthi
Rue des Troncs 14
2000 Neuchâtel
Suisse
E-mail : info@optimaspend.com
Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’a été désigné.
3. Données personnelles que nous collectons
Selon la manière dont vous interagissez avec le site web, nous pouvons collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :
- Données d’identification, telles que vos nom et prénom.
- Informations professionnelles, telles que votre entreprise, votre secteur d’activité ou toute autre information professionnelle que vous choisissez de fournir.
- Coordonnées, telles que votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
- Informations transmises par l’intermédiaire des formulaires de contact, des formulaires d’évaluation ou d’autres formulaires disponibles sur le site web.
- Données techniques et de connexion, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les informations relatives à l’appareil, le système d’exploitation, les données de journalisation et autres informations techniques similaires.
- Données relatives à l’utilisation du site web et données analytiques, lorsque cela est autorisé et sous réserve de vos préférences en matière de cookies et de suivi.
- Toute autre information que vous fournissez volontairement lorsque vous contactez OPTIMA Smart Procurement Sàrl.
Nous ne demandons ni ne collectons intentionnellement de données personnelles sensibles par l’intermédiaire de ce site web, sauf si cela est nécessaire à une finalité spécifique et autorisé par la législation applicable.
Le site web et ses services sont destinés à un public professionnel et ne s’adressent pas aux enfants.
4. Évaluation de la maturité des achats
Le site web propose une Évaluation de la maturité des achats (Procurement Maturity Assessment) permettant aux utilisateurs de fournir des informations professionnelles et leurs coordonnées, ainsi que de répondre à des questions concernant leur organisation et leur fonction achats.
Les informations transmises dans le cadre de cette évaluation peuvent notamment inclure vos nom, entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, pays, secteur d’activité, chiffre d’affaires de l’entreprise, nombre de salariés, dépenses achats, taille de l’équipe achats ainsi que vos réponses aux questions de l’évaluation.
Ces informations sont traitées afin de :
- réaliser l’évaluation et calculer le résultat correspondant ;
- communiquer le résultat de l’évaluation ;
- répondre aux demandes d’information ou de suivi ;
- comprendre le contexte et le niveau de maturité des achats de l’organisation participante ; et
- faciliter d’éventuels échanges professionnels ultérieurs lorsqu’ils sont demandés ou appropriés.
Les utilisateurs ne doivent fournir que des informations professionnelles qu’ils sont autorisés à communiquer.
5. Finalités du traitement
Nous pouvons traiter les données personnelles aux fins suivantes :
- Exploiter, maintenir et sécuriser le site web.
- Répondre aux demandes et requêtes transmises par l’intermédiaire du site web.
- Fournir des informations concernant OPTIMA Smart Procurement Sàrl et ses services.
- Traiter les soumissions relatives à l’Évaluation de la maturité des achats et y répondre.
- Communiquer avec des clients potentiels, des clients et d’autres contacts professionnels.
- Comprendre la manière dont le site web est utilisé et améliorer son contenu, ses performances et l’expérience utilisateur.
- Réaliser des analyses statistiques.
- Prévenir les utilisations abusives, le spam, la fraude, les incidents de sécurité et les problèmes techniques.
- Respecter les obligations légales et réglementaires applicables.
- Constater, exercer ou défendre des droits en justice lorsque cela est nécessaire.
Les données personnelles ne seront pas traitées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées, sauf lorsque la législation applicable l’autorise.
6. Base juridique du traitement
En vertu du droit suisse relatif à la protection des données, les données personnelles sont traitées conformément aux principes et exigences applicables de la LPD.
Lorsque le RGPD s’applique, le traitement peut reposer sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :
- votre consentement ;
- l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou l’exécution d’un contrat ;
- le respect d’une obligation légale ;
- nos intérêts légitimes à exploiter et protéger notre activité, à répondre aux demandes professionnelles, à améliorer nos services et à maintenir des relations professionnelles appropriées, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos libertés et droits fondamentaux.
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
7. Formulaires de contact et communications
Lorsque vous contactez OPTIMA Smart Procurement Sàrl par l’intermédiaire d’un formulaire du site web, par e-mail, par téléphone ou par tout autre canal de communication, nous traitons les informations que vous fournissez afin de répondre à votre demande, de communiquer avec vous et, le cas échéant, d’établir ou de gérer une relation professionnelle.
Les informations collectées par l’intermédiaire des formulaires du site web peuvent inclure vos nom, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone ainsi que toute information que vous choisissez volontairement d’inclure dans votre message.
Veuillez ne pas fournir de données personnelles sensibles, sauf si celles-ci sont strictement nécessaires à votre demande.
8. Cookies, outils d’analyse et technologies similaires
Le site web utilise des cookies et des technologies similaires à des fins de fonctionnement technique, de sécurité et de gestion des préférences des utilisateurs ainsi que, sous réserve des exigences applicables et des choix des utilisateurs, à des fins d’analyse.
Lorsque la législation applicable l’exige, les cookies et technologies de suivi non essentiels ne sont pas activés tant que l’utilisateur n’a pas donné son consentement correspondant.
Le site web utilise ou peut utiliser Google Analytics, un service d’analyse web, afin d’obtenir des informations statistiques sur la manière dont les visiteurs interagissent avec le site web et de contribuer à l’amélioration de son contenu, de ses performances et de l’expérience utilisateur. L’utilisation de technologies d’analyse est soumise aux préférences de l’utilisateur en matière de cookies ainsi qu’aux exigences applicables en matière de consentement.
Des informations détaillées concernant les cookies et technologies similaires utilisés sur le site web, leurs finalités, leur durée et leurs fournisseurs, ainsi que la manière dont vous pouvez gérer ou retirer votre consentement, sont disponibles dans notre Politique relative aux cookies et dans les paramètres de préférences en matière de cookies du site web.
9. Destinataires et prestataires de services
OPTIMA Smart Procurement Sàrl peut faire appel à des prestataires de services tiers de confiance afin d’exploiter, de sécuriser et de maintenir le site web et ses services numériques.
Il peut notamment s’agir de prestataires fournissant :
- des services d’hébergement du site web et de messagerie électronique ;
- des services d’analyse du site web ;
- des services de prévention du spam et de sécurité du site web ;
- des fonctionnalités et formulaires du site web ;
- une assistance technique ; et
- d’autres technologies nécessaires au fonctionnement du site web et à la fourniture de ses services.
Les services d’hébergement du site web et de messagerie électronique sont fournis par :
Infomaniak Network SA
Rue Eugène-Marziano 25
1227 Les Acacias
Genève, Suisse
Le site web utilise ou peut également utiliser des services fournis par Google LLC et/ou ses entités affiliées concernées, notamment Google Analytics.
Les prestataires de services ne peuvent traiter les données personnelles que dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services ou lorsque la législation applicable l’autorise.
Les données personnelles peuvent également être communiquées lorsque la loi, une réglementation, une décision judiciaire ou une autorité compétente l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.
OPTIMA Smart Procurement Sàrl ne vend pas de données personnelles.
10. Transferts internationaux de données
Certains prestataires de services utilisés dans le cadre du site web peuvent traiter des données personnelles ou les rendre accessibles depuis des pays situés en dehors de la Suisse et/ou de l’Espace économique européen.
Lorsque des données personnelles sont communiquées à l’étranger, OPTIMA Smart Procurement Sàrl prend les mesures appropriées afin de garantir que ces transferts sont effectués conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
Les transferts peuvent être effectués vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection des données adéquat ou être encadrés par des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types reconnues ou d’autres mécanismes autorisés par la législation.
Lorsque des fournisseurs internationaux de technologies traitent des données en dehors de la Suisse ou de l’Espace économique européen, des informations complémentaires concernant les lieux de traitement et les garanties applicables peuvent être disponibles dans la documentation relative à la confidentialité du fournisseur concerné.
11. Conservation des données
Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées.
En règle générale, les données personnelles relatives aux demandes effectuées via le site web, aux évaluations soumises et aux autres interactions avec le site peuvent être conservées pendant une durée maximale de un an après la dernière interaction pertinente, sauf lorsqu’une durée de conservation plus longue est nécessaire en raison d’une relation commerciale en cours ou potentielle, d’exigences contractuelles, d’obligations légales, de besoins commerciaux légitimes ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Lorsqu’un contact débouche sur une relation contractuelle ou une relation client, les données pertinentes peuvent être conservées pendant les durées requises par les obligations commerciales, comptables, fiscales ou autres obligations légales applicables.
Les informations techniques, analytiques et relatives aux cookies peuvent être soumises à des durées de conservation différentes, telles que précisées dans la Politique relative aux cookies ou par le prestataire de services concerné.
12. Sécurité des données
OPTIMA Smart Procurement Sàrl met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre toute perte, destruction ou altération accidentelle ou illicite, ainsi que contre toute divulgation ou tout accès non autorisé.
Le site web utilise des connexions HTTPS/SSL chiffrées afin de protéger les informations transmises entre les utilisateurs et le site web.
Bien que des mesures raisonnables soient mises en œuvre pour protéger les données personnelles, aucune méthode de transmission électronique ou de stockage ne peut garantir une sécurité absolue.
13. Vos droits
Selon la législation applicable en matière de protection des données et les circonstances du traitement, vous pouvez disposer de droits concernant vos données personnelles, notamment le droit de :
- demander des informations afin de savoir si et comment vos données personnelles sont traitées ;
- accéder à vos données personnelles ;
- demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes ;
- demander la suppression de vos données personnelles lorsque cela est applicable ;
- demander la limitation de certaines activités de traitement lorsque cela est applicable ;
- vous opposer à certains traitements lorsque cela est applicable ;
- retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- recevoir certaines données personnelles ou demander leur transfert lorsque le droit à la portabilité des données s’applique ; et
- exercer tout autre droit prévu par la législation applicable en matière de protection des données.
Les demandes concernant vos données personnelles peuvent être adressées à :
Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Ces droits peuvent être soumis aux limitations ou exceptions prévues par la législation applicable.
14. Réclamations et autorité de surveillance
Si vous avez des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à contacter en premier lieu OPTIMA Smart Procurement Sàrl afin que nous puissions examiner votre demande.
Vous pouvez également contacter l’autorité compétente en matière de protection des données.
En Suisse, l’autorité de surveillance est :
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
Feldeggweg 1
3003 Berne
Suisse
Lorsque le RGPD ou un autre régime applicable en matière de protection des données prévoit un tel droit, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente dans la juridiction concernée.
15. Sites web de tiers
Le site web peut contenir des liens vers des sites web ou des services exploités par des tiers.
OPTIMA Smart Procurement Sàrl n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité, du contenu ou de la sécurité des sites web de tiers. Nous vous recommandons de consulter les informations relatives à la confidentialité fournies par ces tiers avant de leur transmettre des données personnelles.
16. Modifications de la présente Politique de confidentialité
OPTIMA Smart Procurement Sàrl peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité périodiquement afin de tenir compte des modifications apportées au site web, à ses activités de traitement, aux technologies utilisées, aux exigences légales ou aux pratiques commerciales.
La version en vigueur sera toujours publiée sur cette page, accompagnée de la date de sa dernière mise à jour.
Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité.
17. Contact
Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter :
OPTIMA Smart Procurement Sàrl
Coralie Díaz Lüthi
Rue des Troncs 14
2000 Neuchâtel
Suisse
E-mail : info@optimaspend.com